KVKK Aydınlatma Metni

 

1. Veri Sorumlusunun Kimliği 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (“KVKK”) uyarınca, Yurtsoft Online Ön Muhasebe ve Bulut Yazılım Sistemleri (“Yurtsoft”) olarak, Veri Sorumlusu sıfatıyla; platformumuzu kullanan işletmelerin, kullanıcıların, iş ortaklarımızın ve ziyaretçilerimizin kişisel verilerinin güvenliğine en üst düzeyde önem veriyoruz. İşbu Aydınlatma Metni, Yurtsoft bulut tabanlı ön muhasebe ve hızlı satış (POS) platformu kapsamında işlenen kişisel veriler hakkında sizleri bilgilendirmek amacıyla hazırlanmıştır. 

Not: Müşterilerimizin (Abone İşletmelerin) Yurtsoft panelindeki Cari, Fatura, Personel, Kasa, Teklif ve Sipariş modüllerine kendi ticari faaliyetleri kapsamında kaydettikleri üçüncü kişilere (kendi müşterilerine, tedarikçilerine veya çalışanlarına) ait veriler bakımından ilgili Abone İşletme “Veri Sorumlusu”, Yurtsoft ise güvenli bulut altyapısını sağlayan “Veri İşleyen” konumundadır. 

 

 

Yurtsoft platformunun kullanımı ve hizmet sözleşmesinin ifası kapsamında aşağıdaki veri kategorileri işlenmektedir:

 

• Kimlik ve Kullanıcı Bilgileri: Ad, soyad, T.C. kimlik numarası / vergi kimlik numarası, kullanıcı adı, yetki/yönetici rolü ve şube tanımları.

 

• İletişim Bilgileri: Telefon numarası, e-posta adresi, işletme açık adresi, şube ve depo lokasyon bilgileri.

 

• Cari Hesap, Fatura, Teklif ve Sipariş Verileri: Cari Hesaplar, Faturalar, Satışlar, Alışlar, Teklifler ve Siparişler modüllerinde yer alan müşteri/tedarikçi unvanları, cari hesap ekstreleri, vade tarihleri, teklif kodları, sipariş kayıtları, belge numaraları ve KDV/iskonto dahil ticari işlem detayları. 

 

• Finans, Kasa, Banka ve Çek/Senet Verileri: Kasa & Banka, Çek/Senet, Giderler ve Hızlı Satış (POS) modüllerinde işlenen nakit/kredi kartı tahsilatları, mal alımı ödemeleri, virman kayıtları, banka hesap tanımları, bakiye bilgileri ve ödeme geçmişleri. 

 

• Stok ve Envanter Operasyon Verileri: Stok Yönetimi ve Hızlı Satış modüllerinde oluşturulan stok kartları, barkod kayıtları, depo giriş-çıkış hareketleri ve satış fişi kayıtları. 

 

• Personel, Bordro ve Dijital Özlük Verileri (Personel Pro Modülü): Abone işletmeler tarafından Personeller modülüne kaydedilen çalışan ad-soyad, sicil/TC numarası, departman/unvan, iletişim bilgisi, işe giriş tarihi, net maaş, avans ödemeleri, izin/devamsızlık kayıtları ile dijital özlük dosyasına yüklenen fotoğraf, SGK belgeleri ve PDF formları. 

 

• İşlem Güvenliği ve Faaliyet (Log) Verileri: Faaliyetler modülü ve sistem güvenliği kapsamında tutulan IP adresi, oturum açma/kapama (Güvenli Çıkış) kayıtları, işlem tarih-saat bilgileri ve sistem içi hareket kayıtları.

 

 

Kişisel verileriniz, KVKK’nın 5. ve 6. maddelerinde belirtilen kişisel veri işleme şartları dahilinde şu amaçlarla işlenmektedir:

 

1. Bulut tabanlı ön muhasebe, barkodlu hızlı satış (POS), stok/depo, cari hesap, fatura, kasa/banka, çek/senet, teklif/sipariş ve personel/bordro yönetimi hizmetlerinin kesintisiz olarak sunulması, 

 

2. Kullanıcı hesaplarının oluşturulması, çoklu şube ve yönetici yetkilendirmelerinin yapılması, 

 

3. Sistem üzerinden Excel/PDF veri aktarımı, fiş/fatura yazdırma ve finansal raporlama işlemlerinin gerçekleştirilmesi, 

 

4. Bilgi güvenliği süreçlerinin yürütülmesi, yedekleme operasyonlarının sağlanması ve yetkisiz erişimlerin engellenmesi, 

 

5. Uzman destek ekibimiz tarafından teknik destek, bakım ve müşteri ilişkileri süreçlerinin yürütülmesi, 

 

6. 5651 sayılı Kanun, Vergi Usul Kanunu, Türk Ticaret Kanunu ve ilgili mevzuattan doğan yasal yükümlülüklerin yerine getirilmesi.

 

 

Yurtsoft web sitesi, masaüstü/mobil bulut yönetim paneli, Hızlı Satış ekranı, barkod okuyucu veri girişleri, Excel ile toplu veri yükleme araçları ve dijital özlük dosya yükleme formları aracılığıyla elektronik ortamda toplanmaktadır. 

 

Bu veriler, KVKK Madde 5/2 kapsamında;

 

• “Bir sözleşmenin kurulması veya ifasıyla doğrudan doğruya ilgili olması” (Üyelik ve yazılım hizmet sözleşmesinin yürütülmesi), 

 

• “Veri sorumlusunun hukuki yükümlülüğünü yerine getirebilmesi için zorunlu olması”,

 

• “Bir hakkın tesisi, kullanılması veya korunması için veri işlemenin zorunlu olması”,

 

• “İlgili kişinin temel hak ve özgürlüklerine zarar vermemek kaydıyla, veri sorumlusunun meşru menfaatleri için veri işlenmesinin zorunlu olması” hukuki sebeplerine dayanılarak işlenmektedir.

 

 

Yurtsoft, kullanıcılarının ticari sırlarını ve kişisel verilerini üçüncü kişilere pazarlama amacıyla kesinlikle aktarmaz ve satmaz. Kişisel verileriniz yalnızca;

 

• Hizmetin bulut altyapısında güvenli ve yedekli olarak barındırılması amacıyla yurt içi güvenli sunucu ve veri merkezi sağlayıcılarına,

 

• Hukuki yükümlülükler çerçevesinde talep edilmesi halinde yetkili kamu kurum ve kuruluşlarına (Gelir İdaresi Başkanlığı, Mahkemeler vb.),

 

• Ödeme ve faturalandırma süreçlerinin yürütülmesi için ilgili banka ve mali müşavirlik birimlerine,

KVKK’nın 8. ve 9. maddelerine uygun olarak ve gerekli tüm teknik/idari güvenlik tedbirleri alınarak aktarılabilmektedir.

 

6. Veri Güvenliği Tedbirlerimiz Yurtsoft, verilerinizi en üst düzeyde korumak adına gelişmiş şifreleme protokolleri (SSL/TLS), güvenli veritabanı mimarisi, düzenli bulut yedekleme, erişim yetkilendirme kontrolleri ve güvenlik duvarları kullanmaktadır. Kullanıcı tarafından sistemden silinen kayıtlar (örneğin cari, teklif veya personel silme işlemleri) veritabanı kurallarına uygun olarak kalıcı şekilde temizlenmektedir. 

 

7. KVKK’nın 11. Maddesi Uyarınca İlgili Kişinin Hakları

Kişisel veri sahipleri olarak Yurtsoft’a başvurarak;

 

• Kişisel verilerinizin işlenip işlenmediğini öğrenme,

 

• Kişisel verileriniz işlenmişse buna ilişkin bilgi talep etme,

 

• Kişisel verilerinizin işlenme amacını ve bunların amacına uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme,

 

• Yurt içinde veya yurt dışında kişisel verilerinizin aktarıldığı üçüncü kişileri bilme,

 

• Kişisel verilerinizin eksik veya yanlış işlenmiş olması hâlinde bunların düzeltilmesini isteme,

 

• KVKK’nın 7. maddesinde öngörülen şartlar çerçevesinde kişisel verilerinizin silinmesini veya yok edilmesini isteme,

 

• Yapılan düzeltme ve silme işlemlerinin, kişisel verilerinizin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme,

 

• İşlenen verilerin münhasıran otomatik sistemler vasıtasıyla analiz edilmesi suretiyle aleyhinize bir sonucun ortaya çıkmasına itiraz etme,

 

• Kişisel verilerinizin kanuna aykırı olarak işlenmesi sebebiyle zarara uğramanız hâlinde zararın giderilmesini talep etme haklarına sahipsiniz.

 

8. Başvuru ve İletişim

 

KVKK’nın 11. maddesi kapsamındaki taleplerinizi, Veri Sorumlusuna Başvuru Usul ve Esasları Hakkında Tebliğ’e uygun olarak yazılı şekilde veya kayıtlı elektronik posta (KEP) / sistemimizde kayıtlı e-posta adresiniz üzerinden aşağıdaki iletişim kanallarımıza iletebilirsiniz. Talepleriniz niteliğine göre en kısa sürede ve en geç 30 (otuz) gün içinde ücretsiz olarak sonuçlandırılacaktır.